„Zu teuer" ist selten eine Aussage über den Preis. Es ist meistens eine Aussage darüber, dass der Nutzen noch nicht greifbar genug ist. Also machen wir den Nutzen greifbar, mit Zahlen statt mit Versprechen. Ich sage dir auch ehrlich, wann die Rechnung nicht für dich aufgeht.
Die kurze Antwort
Team Director kostet 5 € pro Mitarbeitendem und Monat. Für ein Team von 20 Personen sind das 100 € im Monat, 1.200 € im Jahr. Deine Planung dauert 8 Stunden im Monat, also bei angenommen 25 € Stundenlohn (Arbeitgeberbrutto) sind das 200 € im Monat + Änderungen und Ausfälle. ODER Eine einzige vermeidbare Kündigung kostet laut deutschen Fluktuationsstudien im Schnitt ein Vielfaches davon. Die Frage ist also nicht „ist 1.200 € viel Geld", sondern „was verhindert dieses Geld".
Womit du 100 € im Monat eigentlich vergleichst
Der Fehler bei „zu teuer" ist fast immer der Vergleich gegen null. Gegen Excel wirkt jede Software teuer, weil Excel keine Rechnung stellt. Nur kostet Excel eben nicht null, wie wir im letzten Artikel durchgerechnet haben. Der ehrliche Vergleich ist nicht „Software gegen kostenlos", sondern „Software gegen den tatsächlichen Aufwand und das tatsächliche Risiko, das gerade unsichtbar in deinem Dienstplan steckt".
43.069 €
So hoch schätzt eine vielzitierte deutsche Studie die durchschnittlichen Gesamtkosten einer einzigen Kündigung, inklusive Wiederbesetzung, Einarbeitung und Produktivitätsverlust. Fachliteratur nennt als Faustregel 90–200 % eines Jahresgehalts.
Quelle: Kompetenz Center Mitarbeiterbindung, zitiert u. a. bei machtfit und Aivy
Ein unfairer oder chaotischer Dienstplan ist nicht die einzige Ursache für Kündigungen, aber er ist eine, die du zu hundert Prozent selbst in der Hand hast. Anders als Gehalt oder Karrierepfade kostet eine faire, transparente Planung dich nicht mehr Personalbudget, nur ein anderes Werkzeug.
Die Rechnung, ausgeschrieben
Break-even in Kündigungen
Jahreskosten Team Director ÷ durchschnittliche Kosten einer Kündigung = Anzahl Kündigungen, die die Software verhindern müsste, um sich zu rechnen
Bei 20 Mitarbeitenden: 1.200 € ÷ 43.069 € ≈ 0,03 — die Software müsste rein rechnerisch nicht einmal eine von 30 Kündigungen pro Jahr verhindern, um sich zu amortisieren.
Deine Planungszeit zurückgewonnen
Dein Stundenlohn (Arbeitgeberbrutto) * durchschnittliche Monatliche Stunden für den Plan incl. Änderungen, Handling von Ausfällen, Korrekturen, Schichteechseln = Kosten die du gerase hast auch wenn dein Tool nichts kostet.
Bei 20 Mitarbeitenden sind das schnell: 25 € * 8 h ≈ 200 € mtl. — Team Director braucht deinen Aufwand also nur halbieren und du würdest +- 0 rausgehen, wir wollen dich aber auf nur ein Bruchteil der Zeit bringen.
Das ist bewusst eine Milchmädchenrechnung, nicht jede Kündigung hat mit dem Dienstplan zu tun. Aber sie zeigt die Größenordnung: Die Software muss keinen dramatischen Effekt haben, um sich zu rechnen. Ein einziges Prozent weniger Fluktuation reicht bei den meisten Teams schon aus.
Was 100 € im Monat sonst noch aufwiegen
| Kriterium | Excel | Software |
|---|---|---|
| Planungszeit Führungskraft | Mehrere Stunden pro Woche, siehe Rechenbeispiel oben | Automatisiert, Kontrolle statt Eintippen |
| Fehler bei Pausen / Ruhezeiten | Fällt oft erst bei Prüfung auf | Automatischer Hinweis beim Planen |
| Prozesse und Freigaben | Freigabe von Urlauben, Arbeitszeiten, etc gehen meist du viele Hände oder werden nicht gemacht | Strukturierte Eingaben und einfache Abwicklung |
| Lohnvorbereitung | Manuelle Übertragung, Nacharbeit | Strukturierter Export der Stunden |
| 1 vermiedene Kündigung / Jahr | Kostet im Schnitt 43.069 € | 1.200 € Jahreskosten bei 20 MA |
Wann die Rechnung für dich nicht aufgeht
Auch hier gilt, wie schon beim Excel-Vergleich: Bei einem sehr kleinen, sehr stabilen Team mit kaum Fluktuation und festen Schichten ist der Hebel klein. Wenn dein Team seit Jahren eingespielt ist, niemand kündigt und die Planung fünfzehn Minuten pro Woche dauert, wird dir eine Software diesen Aufwand nicht dramatisch verkürzen. Sag mir das ehrlich in einem Gespräch, dann sage ich dir auch ehrlich, dass sich der Wechsel für dich aktuell aus reiner Kostenperspektive nicht lohnt. Die Vorteile einer modernen LÖsung können aber trotzdem ein Grund sein in eine Testphase zu starten.
- ●Lohnt sich eher nicht: unter 8–10 Mitarbeitende, feste Schichten, kaum Fluktuation, ein Standort.
- ●Lohnt sich fast immer: wechselnde Schichten, Aushilfen, Teilzeit-Kollegen, regelmäßiger Schichttausch oder spürbare Fluktuation.
Kurz gesagt