Ich schreibe das nicht als jemand, der Excel hasst. Ich habe selbst jahrelang Dienstpläne von Hand gebaut, erst mit Zettel, dann mit genau der Tabelle, die du wahrscheinlich gerade offen hast. Excel ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass fast niemand ausrechnet, was die Tabelle wirklich kostet, bevor er sich gegen eine Alternative entscheidet.
Die kurze Antwort
Bei kleinen Teams mit stabilen Schichten reicht Excel oft weiterhin aus. Sobald wechselnde Schichten, mehrere Standorte, Schichttausch oder Nachweispflichten nach Arbeitszeitgesetz dazukommen, wächst der manuelle Aufwand nicht linear, sondern expoentiell. Der Punkt, an dem Software günstiger wird als „kostenloses“ Excel, liegt in der Praxis meist zwischen 10 und 15 Mitarbeitenden im Schichtdienst. Darunter lohnt sich der Wechsel selten. Darüber fast immer.
Kurz gesagt
Was Excel wirklich gut kann
Fangen wir fair an, weil die meisten Vergleiche das nicht tun. Für ein festes Team von vier bis acht Leuten und einer Person, die den Plan seit Jahren im Kopf hat, ist Excel schnell, vertraut und kostet fast nichts extra. Wenn das deine Situation ist, wechsle nicht, nur weil es gerade Trend ist. Der Rest dieses Artikels betrifft dich dann eher nicht.
Wo es kippt: die versteckten Kosten
Sobald Schichten wechseln, Aushilfen oder Teilzeitkräfte dazukommen oder mehr als eine Person am Plan mitschreibt, verschiebt sich die Rechnung. Fünf Kostenarten tauchen dabei regelmäßig auf, aber selten in einer Kalkulation:
- ●Zeitaufwand, der mit der Komplexität wächst. Aus einer Stunde Planung pro Woche werden bei wechselnden Diensten schnell mehrere Stunden, weil jede Absage, jeder Tausch und jede Nachfrage manuell eingepflegt werden muss.
- ●Versionschaos. Sobald der Plan per WhatsApp oder E-Mail-Anhang kursiert, existieren irgendwann drei „aktuelle“ Versionen gleichzeitig, und niemand weiß mehr sicher, welche gilt.
- ●Nacharbeit in der Lohnvorbereitung. Ohne automatischen Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten werden Abweichungen erst am Monatsende sichtbar, wenn Korrekturen möglicherweise teurer sind.
- ●Fehlende Rechtssicherheit. Excel prüft keine Ruhezeiten oder Pausenpflichten automatisch. Verstöße fallen oft erst bei einer Prüfung auf, nicht beim Erstellen des Plans.
- ●Fairness und Fluktuation. Wenn Zuteilung nach Gefühl statt nach nachvollziehbaren Regeln läuft, ist das der Punkt, an dem gute Leute anfangen, sich woanders umzusehen.
39,6 %
So stark sind die Arbeitskosten im deutschen Gastgewerbe seit Q4 2019 gestiegen. Jede Ineffizienz in der Planung wiegt damit heute schwerer als noch vor fünf Jahren.
Quelle: DEHOGA-Zahlenspiegel IV/2025, Deutscher Hotel- und Gaststättenverband
Dazu kommt der Fachkräftemangel: Verbandsangaben zufolge fehlen bundesweit über 60.000 Mitarbeitende im Gastgewerbe, bei gleichzeitig hoher Fluktuation in der Branche. Wer in dieser Ausgangslage Leute durch einen unfairen oder ständig wackelnden Dienstplan verliert, verschärft ein Problem, das ohnehin schon eng ist.
Was das Arbeitszeitgesetz verlangt, ohne dass Excel es prüft
Nach § 3 ArbZG liegt die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich bei acht Stunden, mit Ausnahmeregelungen bis zehn Stunden. § 4 schreibt ab sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause vor, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. § 5 verlangt zwischen zwei Schichten mindestens elf Stunden Ruhezeit. Keine dieser Regeln prüft sich in einer Excel-Tabelle von selbst. Jede hängt davon ab, dass die planende Person sie im Kopf behält, für jede einzelne Schicht, jede Woche neu.
Die Rechnung, die die meisten nicht machen
Um Excel und Software fair zu vergleichen, brauchst du eine Zahl, keine Meinung. Eine einfache Formel, mit der du deine eigenen Werte einsetzen kannst:
Jährliche Planungskosten (vereinfacht)
(Planungsstunden pro Woche + Korrektzuraufwand pro Woche) × 52 × Stundensatz der planenden Person + Korrekturaufwand in der Lohnvorbereitung pro Jahr + geschätzte Kosten durch vermeidbare Fluktuation
Beispielrechnung, keine Prognose für deinen Betrieb – ersetze die Werte durch deine eigenen.
Ein Rechenbeispiel für ein Team mit 18 Mitarbeitenden: 6 Stunden Planungszeit pro Woche bei einem Stundensatz von 25 € für die planende Führungskraft ergeben rund 7.800 € im Jahr allein für die reine Planung, ohne einen einzigen Fehler. Kommen pro Monat zwei bis drei Korrekturen in der Lohnvorbereitung dazu, die im Schnitt je 30 Minuten Nacharbeit kosten, sind es schnell mehrere hundert Euro mehr.
Excel gegen Software im direkten Vergleich
| Kriterium | Excel | Software |
|---|---|---|
| Zeitaufwand bei wechselnden Schichten | Steigt mit jeder Ausnahme manuell an | Regeln einmal hinterlegt, danach automatisch geprüft |
| ArbZG-Prüfung (Pausen, Ruhezeiten) | Nur wenn manuell mitgedacht | Automatischer Hinweis bei Verstößen |
| Schichttausch | Per Chat, Zuruf oder E-Mail, schwer nachvollziehbar | Direkt im System, dokumentiert |
| Schichtwünsche | Per Chat, Zuruf oder E-Mail, schwer nachvollziehbar | Direkt im System, dokumentiert |
| Mehrere Standorte | Separate Dateien, kein zentraler Überblick | Zentrale Ansicht, standortübergreifend auswertbar |
| Übergabe an die Lohnbuchhaltung | Manuelle Übertragung, fehleranfällig | Strukturierter Export der geleisteten Stunden und Abwesenheiten |
Ab wann sich der Wechsel wirklich lohnt
Als grobe Richtschnur, keine feste Regel: Wenn du unter zehn Mitarbeitende planst, spricht wenig gegen Excel. Wenn wechselnde Dienste, Aushilfen, mehrere Standorte oder regelmäßiger Schichttausch dazukommen, ist der Punkt erreicht, an dem die Tabelle mehr Zeit kostet, als sie spart. Nicht weil Excel schlecht ist. Sondern weil es für eine Aufgabe eingesetzt wird, für die es nie gebaut wurde.
Kurz gesagt