Die Einführung einer neuen Software ist der leichtere Teil. Ein Account anlegen, ein Team importieren, eine Schulung durchführen, das lässt sich planen und terminieren. Der schwierigere Teil beginnt danach: ob die App tatsächlich zur Gewohnheit wird, oder ob nach sechs Wochen doch wieder die alte WhatsApp-Gruppe für Absprachen herhält, während die Software nur noch für den offiziellen Plan läuft.
Die kurze Antwort
Nutzung entsteht nicht durch die Einführung selbst, sondern dadurch, dass die Software an dem Punkt steht, an dem Menschen sowieso schon hinschauen. Wenn der Dienstplan das Erste ist, was jemand morgens auf dem Handy sieht, wird er benutzt. Wenn er eine zusätzliche App neben der gewohnten Chat-Gruppe ist, wird er umgangen, so gut gemeint die Einführung auch war.
Woran sich unechte Nutzung erkennen lässt
- ●Der offizielle Plan steht in der App, die eigentliche Absprache läuft daneben in einer Chatgruppe, weil das der gewohnte Ort für schnelle Fragen geblieben ist.
- ●Nur die Führungskraft nutzt das System aktiv, der Rest des Teams bekommt den Plan weiterhin als Ausdruck oder Screenshot zugeschickt.
- ●Änderungen werden mündlich weitergegeben und erst im Nachhinein ins System eingetragen, statt direkt dort zu passieren.
Was echte Nutzung tatsächlich braucht
- ●Ein klarer erster Nutzen für jede einzelne Person, nicht nur für die planende Führungskraft. "Hier siehst du sofort deine Schicht" schlägt jede Feature-Erklärung.
- ●Keine Parallelwelt. Solange eine WhatsApp-Gruppe für Absprachen offenbleibt, bleibt sie genutzt. Der Umstieg funktioniert nur, wenn die Alternative tatsächlich abgelöst wird, nicht nur ergänzt.
- ●Sichtbare erste Erfolge, etwa ein Monat, in dem spürbar weniger Planungschaos entstanden ist. Das überzeugt mehr als jede Ankündigung im Vorfeld.
Wie man das schaffen kann
Nach der Einführung wird nach und nach das "alte" System abgelöst. Wichtig hierbei ist es alle beteiligten abzuholen, durch Klärung aller Fragen und Bedenken die es gibt. Es ist wichtig, genau hier einen Fokus zu legen, sonst wird die Arbeit durch entstehenden Frust schwerer als notwenig. Lass dich dabei durch den Anbieter unterstützen. Bei Team Director bieten wir allen Kunden an diese Gespräche zu begleiten, um dir diese Aufgabe so leicht zu machen wie möglich. Jetzt kommt der harte Part: Nutze die neue Lösung. Aller Anfang ist schwer, aber wenn der erste Monat rum ist wirst du langsam merken was du gewinnst.
Kurz gesagt